Réclamer le paiement d’une facture est une situation inconfortable, mais elle est nécessaire pour assurer la bonne santé financière de ton entreprise. Dans la plupart des cas, un simple email de relance ou un appel courtois suffisent.
Toutefois, si le client ne réagit pas, la situation peut rapidement devenir difficile. Dans cet article, je vais te présenter les différentes étapes et les bonnes pratiques pour relancer tes clients en retard de paiement.
Les différentes étapes dans la relance de factures
Pour te sentir plus à l’aise lors de tes relances, il est important d’avoir un processus systématique afin de ne pas laisser place à tes émotions. Commence par envoyer un premier email de relance.
S’il s’agit d’un simple oubli, je te recommande d’envoyer un rappel amical, que ce soit par téléphone ou par email. Le courrier est un peu trop formel pour une première relance. L’objectif est surtout de signaler l’oubli ou l’absence de paiement.
N’oublie pas d’inclure les coordonnées bancaires et les différentes options de règlement. Tu peux également ajouter une copie de la facture en rappel. Facilite au maximum la vie de ton client en lui fournissant toutes les informations nécessaires.
Voici un exemple de mail de relance amical :
- À : (Insère l’adresse email du destinataire)
- CC : (Insère d’autres adresses email pertinentes)
- Objet : Rappel de paiement de facture – IMPORTANT
Cher (insère le nom du client),
Je te rappelle que la facture suivante est maintenant en retard de 7 jours :
- Date de la facture : (insère la date de la facture originale)
- Numéro de facture : (insère le numéro de la facture)
- Montant de la facture : (insère le montant de la facture)
Nous comprenons que des oublis peuvent arriver, mais nous apprécierions un règlement rapide. Pourrais-tu s’il te plaît me faire savoir quand je peux attendre le paiement ?
Merci beaucoup !
Cordialement, (Insère ton nom / titre du poste)
Si ton premier email de relance n’a pas obtenu de réponse, il est temps de passer à une relance plus ferme. Assure-toi d’abord que ton premier email a bien été reçu et lu. Il est possible que tes emails soient tombés dans les spams ou que la personne à qui tu écris soit en congés, par exemple.
Tu peux continuer à utiliser l’email ou passer au courrier pour signaler que ta facture est toujours en attente de paiement. Si ce n’est pas déjà fait, ajoute d’autres personnes avec qui tu as eu une relation commerciale.
Voici un exemple de mail de relance plus ferme :
- À : (Insère l’adresse email du destinataire)
- CC : (Insère d’autres adresses email pertinentes)
- Objet : Rappel de facture en retard – ACTION URGENTE REQUISE
Cher (insère le nom du client),
Malgré notre premier rappel du (insère la date du premier rappel), je regrette de t’informer que la facture suivante est maintenant en retard de 14 jours :
- Date de la facture : (insère la date de la facture originale)
- Numéro de facture : (insère le numéro de la facture)
- Montant de la facture : (insère le montant de la facture)
Nous demandons le paiement immédiat de cette somme pour éviter toute autre action. Pourrais-tu s’il te plaît me faire savoir quand nous pouvons attendre le paiement ?
Merci d’avance pour ta compréhension et ta coopération.
Sincères salutations, (Insère ton nom et titre du poste)
Dans tous les cas, il est fortement recommandé d’appeler ton client. Il est plus difficile d’ignorer un appel téléphonique qu’un email ou une lettre. Cette conversation en direct te permettra d’éclaircir la situation, de comprendre pourquoi le paiement n’a pas été effectué et, finalement, de trouver une solution.
Si ton client est présent sur les réseaux sociaux et y est actif, tu peux également choisir de le relancer via le réseau adapté. LinkedIn est particulièrement adapté pour le B2B.
Si malgré toutes tes relances, le client ne réagit toujours pas, tu peux passer à l’étape suivante : la lettre formelle. Lors de votre dernier échange, un engagement a été pris, mais une fois de plus, le délai n’a pas été respecté.
Il est temps d’être plus ferme. Je te recommande d’envoyer un email en copie à l’account manager du client, à l’acheteur et à l’équipe de comptabilité du client. Il est important de montrer que ces retards de paiement sont préoccupants pour ton entreprise. N’oublie pas de faciliter la vie du destinataire en joignant la facture, les détails de paiement, etc.
Voici un exemple de lettre formelle :
- À : (Insère l’adresse email du destinataire – généralement les comptes créditeurs)
- CC : (Insère d’autres adresses email pertinentes, par exemple le directeur commercial ou le propriétaire)
- Objet : [URGENT] (Insère le nom de ton client) : (Insère le montant en retard dû) pour (Insère le nom de ton entreprise)
Cher (insère le nom du client),
Malgré nos tentatives précédentes le (insère les dates des relances) pour percevoir le paiement de tes factures en attente, nous sommes inquiets de constater que ton solde impayé s’élève toujours à (insère le montant dû). En effet, nos factures (insère la date de la facture originale / le numéro de facture / le montant de la facture) sont toujours en attente de paiement.
Nous te rappelons qu’il est essentiel pour nous de recevoir le paiement de nos factures à échéance afin de continuer à fonctionner de manière pérenne. Pourrais-tu nous communiquer une date de paiement définitive ? Si le paiement a déjà été effectué, n’hésite pas à nous en informer.
Merci d’avance pour ta compréhension et ta coopération.
Sincères salutations, (Insère ton nom et titre du poste)
Dans la majorité des cas, il ne devrait pas être nécessaire d’en arriver à la mise en demeure. Cependant, il est important de prévoir cette possibilité et de se préparer en conséquence.
La lettre de mise en demeure est un effort supplémentaire, mais elle montre généralement que tu ne renonces pas. N’oublie pas d’ajouter tes factures ainsi que le RIB de ton entreprise.
